Cómo hacer una presentación efectiva

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Cómo hacer una presentación efectiva - MÓDULO 3


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3.Planificar la presentación

“Este es el paso más meditado y creativo ya que es cuando vamos a crear los contenidos y la forma en la que vamos a hacer la presentación”

Este paso es mucho mejor hacerlo en papel porque nos da mucha más versatilidad y está científicamente probado que el uso de las manos produce mayor creatividad, pero todo depende de cómo queramos hacerlo. Si tenemos las ideas muy claras, podríamos llegar a saltarnos la planificación, pero no es recomendable.

3.1. CREAR EL STORYTELLING (LA NARRATIVA)

Tenemos que ser capaces de presentar lo que queremos en forma de cuento, una historia coherente donde cada diapositiva, y cada capítulo, enlaza perfectamente con la siguiente, incluso donde cada diapositiva tiene su propia historia, como un relato, como si hubiera una historia dentro de otra historia global. El objetivo que buscamos al utilizar esta técnica es generar empatía y una relación con nuestro público que sea algo más que la transmisión de la información que contamos. Es así como conseguimos que nuestra presentación quede en la memoria de nuestra audiencia.

CREAR EL STORYTELLING

No debemos perder de vista la forma de hacer un arco narrativo en teatro para cada una de las diapositivas:

PRIMER ACTO
INICIO

Presentamos lo que vamos a desarrollar (creamos empatía, generalmente con aspecto emocional).

SEGUNDO ACTO
NUDO

El desarrollo del tema de la diapositiva. (contamos la parte más fría de la presentación). Es donde argumentamos nuestra propuesta.

TERCER ACTO
DESENLACE

El resultado del desarrollo. Hacemos referencia al primer acto y cerramos con la parte emocional que nos hizo obtener la atención de la audiencia.

PONTE A PRUEBA

Complete las siguientes frases que indican las partes de un “storytelling”:

La primera parte es el .....

La segunda parte es el .....

La tercera parte es el .....

1 / 3

¡Felicidades!

Has resuelto la dinámica con éxito

CREAR EL STORYTELLING

Esta estructura, a la hora de contar cualquier contenido, funciona y nos permite tener la información estructurada a la hora de presentar las diapositivas.

3.2. CÓMO ESTRUCTURAR UN STORYTELLING

ESTRUCTURA DE UN STORYTELLING

Como cualquier historia, se compone de un personaje, un problema y una solución:

EL PERSONAJE

EL PROBLEMA

LA SOLUCIÓN

EL PERSONAJE

Debe representar a tu target. Puede ser real o imaginario. Tenemos que crear empatía con la audiencia, que debe captar claramente que conocen o saben que existe el personaje que presentamos.

EL PROBLEMA

Es una situación que vive nuestro personaje.

LA SOLUCIÓN

Es el desenlace de la historia. Es donde se refleja que gracias a lo que nosotros proponemos el personaje ha encontrado la solución.

3.3. RECOMENDACIONES PARA HACER UN STORYTELLING

SER ORIGINALES

Seamos originales a la hora de inventarnos una historia, utilicemos nuestra creatividad para crear situaciones y personajes, sin perder de vista que debe ser creíble y llamar la atención de nuestro público. Para esto funciona muy bien el dar detalles de la situación real.

EMOCIONAR

Es importante que resalte los valores emocionales y que se relacionen con el valor que le dan los personajes a nuestra propuesta.

IR AL GRANO

Es importante que lo que contamos sea pertinente. Cuando contamos la historia, no debemos alejarnos de lo que queremos decir, del objetivo de nuestra presentación. Y no debemos perdernos en detalles de la historia que no tienen nada que ver con nuestro objetivo.

TRUCOS

Algunos trucos que nos ayudarán a crear un storytelling.

Crear el final de la historia antes de nada e ir visualizando cómo hemos llegado hasta ese final. Si creas el final, te es más fácil pensar qué ha ocurrido para llegar hasta ese final paso a paso. Este recurso es utilizado por un gran número de escritores de novelas y guiones de cine.

Empezar por una pregunta llamativa es un recurso muy utilizado en las presentaciones ya que hacemos que la audiencia se quede con la intriga y a la espera de una respuesta, que se la das al final. Te da tiempo a argumentar mientras el público está intrigado.

El relato en primera persona es el que más atrae según los estudios hechos con audiencias. Lo hace más creíble y se sienten más cerca de nosotros ya que da la sensación de estar oyendo algo íntimo.

3.4. ELEGIR EL CONTENIDO DE LAS DIAPOSITIVAS DE LA PRESENTACIÓN

“Según la historia que quieras contar, los contenidos varían”

El modelo más usado y estudiado es el de Guy Kawasaki, que estructura una presentación en 10 diapositivas como máximo ya que es un número que permite a nuestras mentes obtener mayor recuerdo de lo que hemos presentado.

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  • DIAPOSITIVA 1: PROBLEMA, ENTORNO, ACTUALIDAD, DÓNDE ESTAMOS ACTUALMENTE, ANÁLISIS DE SITUACIÓN EN ESTE MOMENTO

    Podríamos decir que es una fotografía de la actualidad que hace que lo que vamos a presentar tenga sentido en este momento. Debe exponer el problema que vamos a solucionar o el entorno donde estamos desarrollando nuestra propuesta.

    Por ejemplo, si estamos presentando una app que atiende a enfermos de cáncer, podríamos empezar la presentación diciendo: «Mueren 6 millones de personas de cáncer al año sin ninguna atención» o «¿Saben cuántas personas mueren de cáncer si ser atendidas?». Aquí observamos que los dos son datos muy impactantes, uno cuenta un dato estremecedor donde está nuestro mercado y otro donde planteamos un problema que después nosotros vamos a solucionar.

    Tenemos que empezar con algo impactante para atraer la atención de nuestros espectadores, este es un factor realmente importante. Es en este momento cuando generamos la sincronización con nuestra audiencia.

    Nota de autor: el humor puede funcionar si realmente es algo divertido y tienes cualidades para hacerlo. Debemos estar muy seguros ante los toques de humor ya que un mal chiste predispone al público negativamente.

  • DIAPOSITIVA 2: NUESTRA SOLUCIÓN

    Una vez hemos expuesto la situación actual, la razón por la que vamos a presentar, comunicaremos cuál es nuestra solución. En el caso de no tener una solución, es el momento de contar lo que hacemos o lo que queremos hacer. Qué valor aportamos a ese problema que hemos contado en la primera diapositiva. No debemos entrar en detalles, solo contaremos como máximo tres cosas de las que hacemos. Si es una, mejor.

  • DIAPOSITIVA 3: EL MODELO DE NEGOCIO

    Ya una vez hayamos contado dónde estamos y qué vamos a hacer en las 2 primeras diapositivas, pasamos a la parte de cómo se va a ganar dinero o cómo vamos a obtener recursos para lo que queremos hacer o estamos haciendo. Hay muchas definiciones de modelo de negocio, quizá la más clásica se ajusta mejor a la intención de esta diapositiva: expondremos quién es tu público objetivo principal (el más importante), cómo vamos a vender o de qué forma vamos a obtener ingresos, siempre de una manera clara y llamativa.

    Para poder definir bien el contenido de esta diapositiva, debemos tener conocimiento exhaustivo de los siguientes puntos:

    1. Definición de nuestro público objetivo.
    2. Fuente de ingresos.

    Aquí se trata solo de explicar nuestro público objetivo (análisis cuantitativo y cualitativo del más importante), localización, y la fuente de ingresos principal.

    Nota de autor: nunca poner una tabla ilegible de muchos números. Expongamos números redondos y, siguiendo con las recomendaciones, números en formato grande y atractivo.

  • DIAPOSITIVA 4: EL PRODUCTO/SERVICIO

    Explicamos qué tiene el cliente en su mano, qué es lo que obtiene, una app, un dispositivo, un servicio... Debemos explicar lo que va a usar el cliente y lo que podrá hacer con ello. Es normal que tendamos a contar todo lo que hace nuestro producto o servicio, pero es conveniente contar como máximo las 3 principales, ya que para al cerebro de nuestro público recordar más de tres le supone un esfuerzo y puede terminar por no recordar ninguno.

    Es normal que tendamos a contar todo lo que hace nuestro producto o servicio, pero es conveniente contar como máximo las 3 principales, ya que para al cerebro de nuestro público recordar más de tres le supone un esfuerzo y puede terminar por no recordar ninguno.

    Por eso, se recomienda no contar más de 3 e invitar a la audiencia a que vayan a la web para ver todo lo demás. No olvidemos hacer una buena web, es nuestro comercial en la red.

  • DIAPOSITIVA 5: EL PLAN DE MARKETING

    Cómo vamos a comunicar al mundo lo que vamos a hacer, cuál es la estrategia principal para vender nuestro producto o servicio. Generalmente, un plan de marketing tiene estos puntos principales:

    1. La medición de nuestro público objetivo.
    2. Situación del mercado.
    3. Nuestro posicionamiento.
    4. La definición del cliente.
    5. Cómo será la experiencia del cliente.
    6. Plan de acciones.
    7. Presupuesto y métricas.

    Pero el plan de marketing completo es una presentación nueva. Si lo que queremos es presentar nuestro proyecto, debemos resumir y exponer:

    1. Medición de nuestro objetivo.
    2. El plan de acciones.
    3. Nuestro posicionamiento en el mercado.
    4. El presupuesto de lo que nos vamos a gastar (dato importante ya que lo necesitaremos para saber el coste de adquisición de cliente, dato muy importante para la inversión, si estamos buscándola).

  • DIAPOSITIVA 6: LA COMPETENCIA

    Tenemos que partir de un conocimiento exhaustivo de nuestro mercado y esto incluye conocer a nuestra competencia.

    Atención, nuestra competencia no es solamente los que hacen lo mismo que nosotros, también los que hacen productos o servicios que pueden sustituirse. Es muy habitual, dentro del mundo del emprendimiento, oír que no se tiene competencia, pero es una gran equivocación y nunca debemos decir esto ya que denota falta de conocimiento del sector.

    Nota de autor: no existen necesidades nuevas, lo que si existen son soluciones innovadoras y diferentes. Cuando exponemos cuál es nuestra competencia, debemos exponer las otras soluciones a la misma necesidad o el problema al que nosotros damos solución.

  • DIAPOSITIVA 7: EL EQUIPO

    Aquí exponemos a nuestro equipo principal, cómo estamos organizados y qué da solidez a nuestra propuesta, empresa o investigación. Solamente explicaremos de cada uno los integrantes la experiencia y conocimientos que son relevantes para el buen funcionamiento del proyecto y que hará que lo explicado en la presentación sobre nuestras intenciones tenga un equipo humano que lo respalde.

    La solidez del proyecto la da el equipo, prácticamente son los que firman y se hacen responsables de llegar a convertir en realidad los objetivos y las afirmaciones que exponemos en la presentación.

    Nota de autor: es interesante también exponer, si tenemos, a los advisers que apoyan nuestro proyecto.

  • DIAPOSITIVA 8: LAS PROYECCIONES Y FECHAS SIGNIFICATIVAS

    Siempre con números redondos, explicaremos cuánto vamos a ingresar y cuándo. Para obtener este dato, debemos tener a mano nuestro plan de negocios (financiero) a 3 años, como mínimo. Funcionan muy bien en este caso los gráficos de dos ejes, donde claramente vemos el periodo, los ingresos y número de clientes alcanzados; los tipos de gráficos y sus razones de ser los veremos en el punto X. Aquí vamos a conseguir que nuestro público se interese a nivel económico, o sea, debemos ser realistas, pero, a la vez, ilusionantes.

    Nota de autor: no cometamos el error de presentar una subida extrema desde el primer momento en los ingresos, no es creíble (ojo, no significa que no pueda ser verdad), pero la realidad del mundo de los negocios es que hay que tener en cuenta que la introducción en el mercado nunca suele ser tan rápida como nos imaginamos.

  • DIAPOSITIVA 9: EL ESTADO DEL PROYECTO Y EL CRONOGRAMA

    Expondremos en qué momento estamos en el desarrollo de nuestra propuesta, si es un proyecto en el que llevamos trabajando equis semanas, meses o años, cuáles han sido los hitos más importantes en nuestro proyecto, incorporaciones, etc. Y después, una planificación de los próximos hitos. Esta diapositiva debe dar la sensación de que tenemos un plan para eliminar la incertidumbre y demostrar que el equipo tiene claro hacia dónde se va

    Nota de autor: en esta diapositiva funciona muy bien una línea temporal donde explicamos nuestro pasado, marcar el momento presente y el futuro.

  • DIAPOSITIVA 10: EL CIERRE CON RESUMEN Y LLAMADA A LA ACCIÓN O CALL TO ACTION

    El cierre es fundamental ya que será uno de los puntos que más recordará nuestro público. Es el resumen emocional de toda nuestra presentación y es muy recomendable que haga referencia a la primera diapositiva. Debemos decir muy claramente cuál es la intención de la presentación, qué buscamos, qué queremos que la audiencia haga y qué reacción necesitamos de los asistentes.

    Los mejores cierres tienen una base emocional fuerte, pues quieren arrancar el aplauso y el feedback positivo de nuestra audiencia.

Una vez hayamos expuesto nuestra presentación no utilicemos el común gracias para cerrar, debemos ser más prácticos y vendedores.

Expondremos nuestro dato de contacto bien visible, es mucho mejor.

3.5. ELECCIÓN DEL DISEÑO GRÁFICO DE LA PRESENTACIÓN

DISEÑO GRÁFICO DE LA PRESENTACIÓN

El diseño se ha convertido en un factor importante, cada vez nuestros cerebros son más sensibles y están más formados para apreciar un diseño apropiado con una estética cuidada. Si no nos consideramos buenos diseñadores, no debemos preocuparnos, ya que todos los softwares de presentaciones tienen plantillas predefinidas muy profesionales.

Este curso trata de explicar cómo hacer presentaciones efectivas. Las más efectivas son sencillas de hacer ya que están basadas en la filosofía de menos es más. Con tener buen criterio para seleccionar fotografías, tipografías y colores, es más que suficiente para hacer grandes cosas.

CONOCER EL FORMATO

Primero es conveniente conocer qué formato tendrá la pantalla para poder adaptarlo a tus diapositivas y que no deforme las imágenes o se descoloquen los textos. Puedes llamar al realizador del evento y preguntar en qué formato se proyectarán las presentaciones. Normalmente, hay dos formatos en función de las proporciones de altura y base: 4:3 y 16:9.

3.6. DEFINIMOS LOS TEXTOS QUE VAN EN CADA DIAPOSITIVA

Como ya tenemos definidos los contenidos, ahora vamos a concretar los titulares y los contenidos de cada diapositiva consecuentemente con lo que queremos comunicar en cada una de ellas.

Estos titulares tienen que ser claros, tan cortos como podamos y muy llamativos, que ayuden a la audiencia a recordarlos y que nos den un marco a la hora de presentar.

Podemos fijarnos en la estructura de la prensa, cada titular de una noticia nos crea intriga para seguir leyendo.

En nuestra presentación, el titular debe dejar un sentimiento en el público de querer saber de lo que vamos a hablar.

3.7. ELECCIÓN DE LAS FOTOGRAFÍAS DE LA PRESENTACIÓN

“Tenemos que planificar qué diapositivas tendrán foto y cuáles solo texto”

En las que queremos que tengan fotografía, buscar la que más se ajuste a nuestras intenciones, a los titulares que hemos definido y al contenido e intención de la diapositiva.

ELECCIÓN DE FOTOGRAFÍAS DE LA PRESENTACIÓN

Las fotografías podemos buscarlas en Google Image, aunque la Ley de Protección Intelectual avanza y es verdad que para una presentación privada no tendremos problemas, pero, como no sabemos a dónde puede llegar una foto de nuestra presentación, es mejor que las busquemos en las webs que ofrecen fotografías libres de derechos con imágenes en alta resolución.

BANCO DE IMÁGENES

Existen varias webs de este estilo:

Pexel.com.
Pixabay.com
Unsplash.com
Gratisography.com
Morguefile.com

ELECCIÓN DE FOTOGRAFÍAS DE LA PRESENTACIÓN

Las búsquedas en estas webs dan mejor resultado si las buscamos utilizando conceptos en inglés.

Todas estas webs están esponsorizadas por bancos de imágenes de pago e intentan que vayas a comprar en sus plataformas, pero con las fotos gratuitas tendremos más que suficiente.

left_laptop_image
  • Ejemplo de lo que NO se debe hacer.
center_laptop_image
  • Cuando insertemos fotografías, nunca debemos comprimirlas o expandirlas ya que dañan profundamente el diseño al deformarlas.
right_laptop_image
  • Ejemplo de lo que NO se debe hacer.

“Calidad de las imágenes en las presentaciones”

ADVERTENCIA

Para una mayor efectividad y aprovechamiento de nuestro tiempo, podemos crear nuestro propio banco de imágenes descargadas para esta y para próximas presentaciones.

No puedes redistribuir la fotos ni decir que son hechas por ti. No se pueden usar con propósitos pornográficos, criminales, difamatorios, odiosos, degradantes, promoción de venta de drogas ilegales, venta de armas o prostitución.

3.8. ELECCIÓN DEL DISEÑO DE TEXTOS EN LAS DIAPOSITIVAS

DISEÑO DE TEXTOS

Como ya tenemos las fotografías y los textos, solo nos falta tomar la decisión sobre el diseño que vamos a adoptar. Aunque existan plantillas de diseño ya definidas, vamos a hacer nuestra propia presentación.

DISEÑO DE TEXTOS

En el caso de las diapositivas con solo texto, vamos a tomar en cuenta estos aspectos que nos ayudarán a visualizar cada vez mejor nuestra presentación:

El gusto por las tipografías es muy personal, pero existen las tendencias. Por ejemplo, desde que Apple empezó a utilizar la Helvética, las tipografías más minimalistas se pusieron de moda y ha hecho un efecto dominó de aceptación. Es interesante que busquemos fotografías actualizadas y con un diseño moderno y limpio

Utilicemos siempre grandes contrastes entre los textos y el fondo para que las palabras cobren relevancia. Si vamos a presentar en un salón grande, funciona mejor un fondo oscuro con textos claros, y en espacios reducidos al contrario.

Los colores planos dan mejores resultados a la hora del entendimiento. No es recomendable abusar de degradados.

Una diapositiva no es para llenarla de texto porque al público no le da tiempo a leer y se desconcentra de lo que realmente es importante y que justo es lo que estamos contando nosotros.

No pongamos textos en la base de la diapositiva ya que seguramente los que estén en filas anteriores a la primera no lo podrán leer bien. También es importante debido al eyetracking, que ya comentaremos más adelante.

Poca información en la presentación nos favorece, debemos recordar que una presentación es un apoyo visual a lo que nosotros estamos contando. No introduzcas demasiada información para no perder la atención del público.

3.9. PROPORCIONES Y COMPOSICIÓN DE LOS CONTENIDOS

PONTE A PRUEBA

Relacione los diferentes conceptos relacionados con los textos:

Tipografías

Fondos

Posición

Nunca en la parte inferior de la diapositiva

Oscuros/Oscuras

Modernos/Modernas

Claros/Claras

Limpios/Limpias

CORREGIR

El efecto visual de una buena composición se refleja en nuestra audiencia, nuestro cerebro está preparado para entender mejor los equilibrios visuales y debemos tenerlos en cuenta. Tenemos que dividir la diapositiva en diferentes cuadrantes para que haya un equilibrio en los pesos visuales. Cuando los objetos y textos están alineados en la diapositiva, se entiende un trabajo limpio y claro.

¿QUÉ PROPORCIONES DEBEMOS UTILIZAR?

PROPORCIONES Y COMPOSICIÓN

Para las presentaciones se utiliza el mismo sistema de proporciones que la composición fotográfica y el diseño gráfico.

Existen múltiples formas de componer una diapositiva, pero las más efectivas son estas:

CENTRADO

Dividir en 4 partes iguales la dispositiva para encajar los contenidos. Cuando queremos resaltar un mensaje importante, debemos usar esta composición, le da importancia al contenido y el fondo, aunque sea fotográfico queda como marco del mensaje.

CENTRADO: SIMPLICIDAD

La simplicidad da importancia a nuestro mensaje.

CENTRADO: DISPOSICIÓN

La disposición elegida ayudará al cerebro a seguir la presentación

CENTRADO: EQUILIBRIO VISUAL

Nuestro cerebro agradece el equilibrio visual.

DIVIDIDO EN 6 U 8 PARTES

Cuando queremos exponer varios campos, por ejemplo, el equipo de 3 o 4 personas, podemos usar otra composición:

3.10. EL EYETRACKING

EYETRACKING

En la composición de los contenidos dentro de la diapositiva debemos tener en cuenta el movimiento que hacen los ojos al mirar una pantalla (eyetracking).

Mucha gente piensa que nuestros ojos hacen un recorrido visual lineal y no es así, existe un patrón de visualización en forma de F.

Nuestros ojos no van a leer palabra por palabra, sino que harán un escaneo general de la diapositiva partiendo de la mayor atención en la esquina superior izquierda.

Es más fácil que lo entendamos si usamos estas fotografías de mapa de calor donde el color rojo es donde ponemos más atención y las zonas claras es donde vamos perdiendo fijación.

EYETRACKING

La razón del escaneo y no la de leer palabra por palabra nos da la pista de dónde no se debe poner el contenido ya que puede ser contraproducente.

Si hay una carga excesiva de contenido en zonas frías el público tendrá que escanear más y perderán la atención a lo que estamos diciendo.