Cómo hacer una presentación efectiva

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Cómo hacer una presentación efectiva - MÓDULO 2


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2. Primeros pasos

2.1. La base del conocimiento

LA BASE DEL CONOCIMIENTO

La base del conocimiento son todas las acciones que tenemos que llevar a cabo antes de enfrentarnos a la creación ejecutiva del documento que vamos a mostrar. Cada punto requiere mucha importancia y algunos los tendremos claros y otros nos supondrán un esfuerzo extra, pero no debemos saltarnos ninguno.

2.2. Definir el propósito y el público objetivo

¿CUÁL ES EL PROPÓSITO DE NUESTRA PRESENTACIÓN?

DEFINIR EL PROPÓSITO Y EL PÚBLICO OBJETIVO

Debemos definir claramente qué objetivo buscamos al final de nuestra presentación para llevar al público el mensaje en el tono y en el contenido correcto y motivarlos hacia nuestras intenciones.

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  • INVERSORES

    Si nuestro propósito es el de conseguir financiación para nuestro proyecto y lo que tenemos enfrente son personas que pueden darnos ese capital, debemos entender que lo que ellos buscan es rentabilidad. Por lo tanto, debemos centrarnos en contar un plan coherente de cómo vamos a ganar dinero con nuestro proyecto, con nuestra idea o con nuestra investigación. Hay que centrar nuestro mensaje, aclarar que tenemos un plan, que conocemos a nuestro cliente y que, con el capital de los inversores, todo seguirá hacia delante. Y, por supuesto, convencer de que el equipo tiene la capacidad, el conocimiento y la disponibilidad de trabajar con ese fin.

  • CLIENTES

    Los clientes quieren ver de manera clara cómo vamos a solucionar su problema o sus necesidades. Debemos de empezar por sintonizar con ellos y que queden perfectamente identificados con lo que estás proponiendo. Es importante hablar del precio ya que los clientes agradecen que todo quede muy claro. Como es de suponer, el plan de marketing o el plan financiero no les interesará mucho, ellos quieren soluciones y al final de la presentación deben quedar motivados a comprar la solución.

  • EQUIPO

    Es muy normal hacer una presentación al equipo que tenemos trabajando o también cuando estamos en un entorno donde podemos encontrar integrantes para colaborar en lo que estamos desarrollando. Aquí la comunicación va a ir enfocada en contarles cuál es el plan que tenemos. Por lo tanto, debemos explicar bien cómo va a ser el trayecto y el job description de cada uno. Por supuesto, debemos ofrecerles una imagen de buena gerencia y demostrar que somos capaces de llevarlas a cabo. También es importante mostrarles que vamos a triunfar y cómo van a cobrar su sueldo o su participación en la empresa. Debe ser un discurso muy motivacional y con grandes dosis de venta, sin pasarnos a la sobreactuación ni a los excesos.

  • PROVEEDORES

    Estas presentaciones suelen darse en espacios pequeños y con poquísimo público ya que por lo general estos proveedores no suelen querer que otros proveedores sepan las condiciones económicas con las que están participando en tu empresa. Aquí tenemos que concentrarnos en lo que le interesa a un proveedor, que es cobrar su servicio o producto. Entonces nos enfocamos en el gran conocimiento que tenemos del mercado y la financiación con la que contamos. Debemos ofrecerles la tranquilidad de que sus ingresos no están en juego porque sabemos lo que hacemos.

  • JURADO

    Cuando hacemos una presentación a un jurado para ganar un premio, debemos analizar muy bien la intención del concurso para saber qué es lo que nos van a evaluar en nuestra presentación. Suele estar enfocada a una visión general de nuestro trabajo, donde cada pieza de la presentación es importante. No hay que centrarse en ningún aspecto concreto, pero sí ser claros y con dotes importantes para que el jurado tome la decisión de votar por nosotros. Por supuesto, la base de conocimiento de nuestro proyecto se pondrá en tela de juicio con las preguntas que hacen después de la presentación y suele estar en esas preguntas la clave de ganar o perder.

  • ESTUDIANTES

    Es ya muy habitual que en las aulas se hagan presentaciones para explicar un tema. En este caso, nos centramos en los datos relevantes y en los hechos importantes de la lección. Deberemos tener muy en cuenta los tipos de grafismos y los contenidos para, sean de la edad que sean, abrirle la mente a los estudiantes para que se interesen por lo que están viendo y oyendo y les quede en el recuerdo lo que estamos explicando.

  • JEFES

    Muchas veces, en las reuniones de empresa queremos plantear proyectos que queremos hacer dentro de la empresa. Para convencer, debemos explicar la implicación de la empresa y los beneficios que obtendrá la misma. Es importante contar de manera muy clara el ROI (Retorno de la Inversión) de la acción que quieres acometer y cómo lo vamos a hacer sin interferir en el camino de la empresa. Es conveniente que, antes de presentar nuestra propuesta, encontremos aliados dentro que den conformidad y aprobación a la misma ya que, por lo general, los jefes no atienden a razones emocionales, pero sí a buenos resultados económicos.

  • MEDIOS DE COMUNICACIÓN

    Sean online o los mass media tradicionales, todos buscan lo mismo: la novedad y la noticia que atraiga a su público objetivo. Si lo que queremos es dar promoción a nuestro trabajo, no dudemos a la hora de generarles titulares en nuestra presentación y no parecer muy vendedores ya que estos medios suelen vivir de la publicidad y nos les gusta que les vendan ideas, para eso está la cuota de pago por anuncios. Con lo cual, lo importante es contarles de manera informativa con grandes titulares creíbles para facilitarles el trabajo y que no les dé la sensación de que los están utilizando para conseguir publicidad gratuitamente.

  • SOCIOS Y ADVISERS

    La comunicación a los socios y advisers está marcada por nuestra intención de contarles cómo va el trabajo y cómo son los planes de continuación. Aquí nos centraremos en hacerles ver que haber apostado por nosotros ha valido la pena. No seamos grandilocuentes, contemos con naturalidad los avances y los logros económicos y los hitos a los que nos enfrentamos en los siguientes pasos ya que los socios y advisers suelen tener los contactos que necesitamos. Estas personas aportan a veces capital, en el caso de los socios, y otras aportan su tiempo (a veces las dos). Deben salir de la presentación con la sensación de formar parte de algo en lo que merece la pena participar.

Nuestras palabras deben ir acorde con el público para sintonizar con ellos. Es un error muy común presentar con el lenguaje que más controlamos ya que, si no coincide con el de nuestro público, no conseguiremos el efecto deseado porque se pierden en la relación de conceptos y dejan de entender la presentación.

2.3. EL AUTÉNTICO PROPÓSITO: LA VENTA

LA VENTA ES EL AUTÉNTICO PROPÓSITO DE LA PRESENTACIÓN

“El auténtico propósito se podría resumir en vender”

Destacamos el concepto porque venta está muy relacionado con la transacción de dinero por un producto o servicio. En este caso, VENDER se refiere a convencer, enamorar, persuadir, etc., a nuestro público de lo que nosotros queremos hacer.

Por poner un ejemplo, si queremos incluir a alguien en nuestro equipo, debemos hacer una presentación vendedora y hacerle ver que sería bueno que entrara a formar parte del equipo o, por ejemplo, a la hora de negociar con un proveedor, debemos vender la idea de que somos solventes y que sabemos lo que hacemos. Este es un apartado muy importante y le vamos a dedicar el siguiente punto.

PRESENTACIONES EFICACES

Para ser eficaz en una presentación y convencer, necesitas dominar tres cualidades esenciales: sintonización, flotabilidad y claridad. Y no debemos perder de vista 3 habilidades importantes: la argumentación, la improvisación y el servicio.

Veamos los conceptos:

CLARIDAD

SINTONIZACIÓN

FLOTABILIDAD

Y NO PIERDAS DE VISTA ESTAS HABILIDADES FUNDAMENTALES

LA ARGUMENTACIÓN

La presentación eficaz no tiene por qué convencer en ese mismo momento, no es necesario. Es también aceptable que el público se quede con varios puntos importantes en su memoria y que les ayude a tomar una decisión. Los argumentos que utilizaremos justifican la visión positiva y convencerán a los asistentes para tomar una decisión. Nuestro discurso puede ser interpelativo, que el público se sienta integrado en él a fuerza de afirmaciones y preguntas retóricas para ir obteniendo feedback y que la información fluya por sus pensamientos. También podemos, aunque tiene una dificultad alta, hacer que nuestro discurso sea rimado, lo que hace que la atención sea máxima ya que nuestro cerebro lo digiere mucho más fácilmente. Pero lo que tiene que englobar todo el argumento es poder crear una historia, el storytelling, que nos llevará por toda la presentación sin pérdidas de información importante y de una manera ordenada.

LA IMPROVISACIÓN

Debemos estar preparados para cualquier imprevisto. Por ejemplo, que la presentación no se proyecte como queremos, alguna pregunta en mitad de la presentación, un sonido estridente que haga perder la atención del público o que nos quedemos en blanco. Debemos estar preparados, como veremos en los siguientes módulos.

2.4. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN, ÚLTIMOS HITOS, PUBLICACIONES Y DATOS

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

Esta base de conocimiento se adquiere en la prensa especializada, webs y blogs. No hay que parar de leer y adquirir estos conocimientos porque nos ayudará a tener más seguridad en nosotros mismos para reflejar un conocimiento actualizado del plano donde nos estamos moviendo.

“Estudiemos el sector exhaustivamente, sus grandes cifras, los hechos que hacen cambiar el mismo y su evolución”

Tenemos que dar la impresión (y debemos serlo de verdad) de ser expertos en la materia y que sabemos dónde está la información necesaria.

Para este paso, podemos utilizar la aplicación Flipboard o similares, herramienta que nos genera una revista digital fácilmente una vez la hayamos configurado y que nos permitirá leer sin perder el tiempo en buscar la información. Como valor añadido, la podemos distribuir online fácilmente a quien nos interese, esto refleja que conocemos las fuentes de información.

También es importante tener los datos de nuestro plan de negocio a mano al igual que los de nuestro plan de marketing en el caso de ser un proyecto o una presentación comercial.

Todos estos datos y conocimientos nos permitirán después generar los contenidos que necesitamos para nuestra presentación al igual que tener el control del camino que recorrerá nuestro trabajo y sobre todo tener discurso y conversación en el networking posterior, si lo tuviéramos.

Una vez tengamos toda esta base de conocimientos del qué, a quién, cómo y para qué, estaremos preparados para el siguiente paso: el de empezar a planificar la presentación.

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